Pada hari-hari awal e-mail, pesan teks sederhana kadang sulit diatur, dan menambahkan gambar atau dokumen hanya mungkin jika perangkat lunak lain tersedia untuk melakukan transmisi dari e-mail ke komputer. Perangkat lunak e-mail saat ini umumnya menyediakan pilihan yang mudah digunakan untuk melampirkan foto, suara, klip video, dokumen lengkap, dan kode Hypertext Markup Language (HTML).
Akses e-mail awal biasanya diberikan oleh instansi pemerintah dan universitas kepada karyawan dan kelompok khusus orang-orang yang perlu berkomunikasi satu sama lain secara cepat dan langsung. Periset dan ilmuwan termasuk pengguna e-mail pertama yang konsisten.
Alamat e-mail sekarang tersedia dengan biaya melalui Penyedia Layanan Internet Komersial (ISP) kepada siapa saja yang memiliki komputer di rumah dan saluran telepon atau sarana akses Internet lainnya. Pengguna yang tidak berkepentingan dengan ISP dapat memperoleh alamat e-mail melalui berbagai situs internet; Contoh terkenal dari penyedia e-mail gratis termasuk Hotmail.com, Juno.com, dan Yahoo.com. Meskipun tidak ada biaya langsung bagi pengguna untuk alamat ini, layanannya dilengkapi dengan harga non-moneter. Situs yang menyediakan akun e-mail semacam itu biasanya didukung oleh iklan, dan akun e-mail sering menjadi target iklan tersebut.
E-mail vs Snail Mail
E-mail menyediakan format untuk komunikasi tertulis yang berbeda dengan layanan pos tradisional dengan berbagai cara. Pesan dapat disampaikan lebih cepat melalui alat elektronik daripada di atas kertas melalui apa yang dijuluki "surat siput." E-mail umumnya kurang formal daripada surat pos. Pesan sering ditulis dengan cepat dan responden dapat menenunkan tanggapan mereka ke dalam pesan asli, menjawab point-to-point dengan pertanyaan atau komentar penulis.Diantara kelebihan e-mail adalah kecepatan dan kenyamanan. Salah satu keuntungan menggunakan e-mail adalah kemampuan mengirimkan informasi yang sama ke sejumlah penerima dengan mudah dan simultan, lengkap dengan attachment elektronik. Mengirimkan salinan pesan kepada pihak yang berkepentingan pada saat yang sama dengan penerima yang dimaksud dapat menghemat waktu dengan memastikan bahwa setiap orang mengetahui rinciannya dan memiliki kesempatan untuk merespons sesuai kebutuhan.
Surat elektronik menawarkan bentuk komunikasi baru yang melewati hambatan waktu dan geografi. Kelompok orang dengan minat yang sama dapat bergabung bersama untuk berbagi dan mendiskusikan gagasan melalui kelompok diskusi e-mail. Setiap kelompok dapat menghasilkan ratusan pesan dari ratusan atau ribuan pengguna dalam sehari. Dalam beberapa kasus, kelompok diskusi dimoderasi, dengan semua pesan masuk masuk ke satu orang untuk diputar sebelum diposkan. Ini melindungi seluruh daftar penerima pesan dari menerima pesan yang tidak relevan dengan diskusi kelompok. Daftar lainnya tidak dimoderasi, memungkinkan anggota daftar untuk mengirim pesan apapun ke seluruh kelompok.
E-mail vs Komunikasi Suara
E-mail dan kontak telepon menawarkan manfaat yang serupa dalam kecepatan kontak. Mesin penjawab dan layanan pesan suara memberikan pilihan untuk komunikasi asinkron, mirip dengan e-mail, di mana penerima dapat menerima pesan secara tertunda. Dengan sistem pesan suara yang canggih, satu pesan dapat disampaikan secara bersamaan ke sejumlah penerima pada sistem yang sama, paralel dengan kemampuan e-mail untuk mengkomunikasikan pesan dan lampiran simultan ke beberapa penerima. Jenis sistem pengiriman telepon ini umumnya hanya tersedia di lingkungan bisnis. Salah satu keuntungan dari e-mail, bagaimanapun, adalah bahwa ia menyediakan pilihan untuk mengkomunikasikan pesan yang sama kepada sejumlah orang sambil juga memberikan versi teks dari pesan tersebut, bukan hanya pesan suara.Di sisi lain, pesan suara, baik yang live maupun yang tercatat, juga menawarkan keuntungan tertentu. Mendengarkan pesan suara dapat memberikan informasi yang berharga mengenai keadaan emosional pembicara. Emosi yang disampaikan melalui kontak suara bisa memperjelas arti sebuah pesan yang bisa disalahartikan dalam format e-mail.
Dalam upaya untuk memberikan beberapa konten emosional ke pesan teks saja, "emoticon" telah diciptakan; banyak yang sekarang banyak dikenali. Emoticon terdiri dari beberapa keystrokes yang digunakan bersamaan secara berurutan untuk mewakili ekspresi wajah. Yang paling umum adalah penggunaan kolon diikuti dengan tanda kurung kanan atau kiri, mewakili wajah tersenyum, atau yang berkerut, seperti di :) atau: (masing-masing. Emoticon telah menjadi sangat populer sehingga beberapa paket pengolah kata termasuk tersenyum atau wajah mengerutkan kening untuk menggantikan mengetik emoticon secara otomatis.
Emoticon dapat digunakan untuk menyampaikan karakteristik pribadi tertentu dari seorang penulis pesan juga. Emoticon dapat memotret kacamata, menggunakan angka 8 diikuti dengan tanda kurung, atau janggut dan sekejap, yang terdiri dari titik koma, tanda kurung, dan tanda kurung sudut menghadap kanan, seperti pada 8) atau;) .
Penggunaan E-mail untuk Bisnis
E-mail telah menjadi sangat populer untuk banyak penggunaan bisnis di luar komunikasi di dalam atau di antara perusahaan. Seperti disebutkan sebelumnya, beberapa situs Internet menawarkan akun e-mail gratis untuk menarik pengguna ke situs. Banyak di antaranya didukung oleh iklan yang ditargetkan untuk profil konsumen tertentu. Daftar e-mail juga merupakan komoditas periklanan yang berharga. Mereka digunakan seperti milis untuk surat pos, atau daftar telepon untuk telemarketing.Bagi pengguna e-mail yang menganggap informasi yang diberikan pengiklan berharga, atau paling tidak menarik, teknik pemasaran e-mail ini tidak menjadi masalah. Ada beberapa pengiklan yang kurang teliti yang mengirim pesan yang tidak diminta dan sering tidak diinginkan ke sejumlah besar akun e-mail. Ini adalah proses yang dikenal sebagai "spamming". E-mail spam sering dikirim ke daftar e-mail kelompok diskusi, terutama yang tidak dimoderasi. Berbagai ISP, seperti Mindspring / Earthlink, menawarkan filter spam pelanggan mereka seperti "Spaminator."
Meskipun e-mail telah sepenuhnya diadopsi oleh bisnis, pemerintah, industri, pendidikan, dan sektor swasta, kekhawatiran tentang keamanan dan privasi masih ada. Perangkat lunak e-mail dan ISP menawarkan berbagai tingkat keamanan dalam paket e-mail yang mereka sediakan. Sementara sebagian besar penyedia layanan menawarkan tingkat keamanan yang menurut sebagian besar pengguna pribadi cukup masuk akal, ada pertanyaan keamanan dalam pengaturan bisnis yang harus ditangani, tidak hanya untuk menghindari spam, namun untuk menghindari akses tidak sah ke pesan dan akun e-mail. Orang dengan kemampuan komputer yang signifikan dapat menghindari sistem keamanan dan mengakses akun e-mail secara tidak sah. Ada perbaikan konstan yang dibuat untuk keamanan untuk semua jenis jaringan komputer, termasuk e-mail, namun akan selalu ada peretas yang merespons setiap kemajuan keamanan dengan upaya baru untuk menerobos tindakan pengamanan.
Privasi email tidak hanya berisiko karena aktivitas ilegal. Di sebagian besar pengaturan bisnis, ada peraturan tentang siapa yang memiliki akses legal terhadap e-mail yang dikirim atau diterima melalui akun yang disediakan oleh perusahaan. Mungkin benar bahwa e-mail yang dikirim dengan akun yang disediakan oleh perusahaan tidak dapat diakses oleh siapa pun dari luar perusahaan, namun setiap pesan e-mail dapat dianggap sebagai properti perusahaan dan dapat diakses secara sah oleh departemen yang sesuai di dalam perusahaan. Terkadang, karyawan perusahaan telah dipecat karena menggunakan akun e-mail perusahaan mereka dengan cara yang dianggap tidak pantas oleh atasan mereka. Penggunaan e-mail perusahaan yang tidak pantas tersebut mencakup pertaruhan ilegal, mengirim lelucon dengan nada off-color, surat-surat rantai forwarding, dan pengiriman foto porno.
Akun dan pesan e-mail juga rentan terhadap penyelidikan hukum. Pada akhir 1990an dan tahun-tahun berikutnya, muncul pertanyaan mengenai kontak e-mail yang dilakukan oleh Presiden A.S. Bill Clinton selama penyelidikan hukum yang sedang berlangsung. Pesan e-mail tersebut dievaluasi berdasarkan konten mereka dan relevansinya dengan penyelidikan. Penyedia layanan internet diminta memberikan informasi tentang pemegang rekening, yang kemudian diteliti sendiri.
E-mail menyediakan metode komunikasi yang cepat dan komprehensif dengan orang lain. Biaya rendah dan ketersediaannya yang meluas menjadikannya alat yang berharga untuk keperluan bisnis dan pribadi. Kemajuan perangkat lunak dan perangkat keras diharapkan dapat membantu meringankan masalah privasi dan keamanan yang membatasi penggunaannya untuk korespondensi yang sangat rahasia.
Baca juga: